Le caratteristiche indispensabili che deve avere la struttura ospitante, anche in relazione alla durata dell'evento

La struttura nella quale si svolge l'evento deve assicurare i seguenti servizi:

• In ogni caso:
• Servizi igienici
• Ristorazione
• Banchetto per registrare i partecipanti
  
  
• Solo se l'evento si svolge su più giorni:
• Docce
• Possibilità di pernottamento in tenda con relativa raggiungibilità dei servizi igienici
• Alberghi nelle vicinanze
• Palco - se si ha in previsione uno spettacolo per la serata - raggiungibile da un allacciamento elettrico la cui potenza deve essere verificata se sufficiente per l'impianto da utilizzare.

Mentre nel caso di raduno su un giorno tantissime strutture potrebbero adattarsi allo scopo, come ad esempio un ristorante con ampio parcheggio, un circolo ecc., nel caso di raduno su due o più giorni giorni una tipologia di struttura già pronta in grado di offrire quanto è in genere un campeggio, o anche un agriturismo dotato di servizi aggiuntivi esterni. Ovviamente queste sono soltanto idee e si possono trovare tante altre strutture dotate dei servizi elencati.

Nel caso si scegliesse il campeggio, occorre tenere presente che anche agli ospiti che entrano senza pernottare è richiesta la registrazione, ciò comporta in genere una piccola quota che bisogna pagare comunque anche se non si pranza né pernotta. L'ideale sarebbe riuscire ad azzerare tale quota, purtroppo però difficilmente ci si riesce, quindi concordarla alla cifra più bassa possibile.

Se invece si decide di organizzare il raduno nel centro di una piazza, chiudendo un tratto di strada ecc., le cose si complicano parecchio in quanto occorre:

• Che siano comunque presenti i servizi elencati in precedenza in una o più strutture nell'area dove si svolge la manifestazione
  
• Chiedere l'autorizzazione al comune per organizzare la manifestazione (questa in alcuni casi potrebbe non essere necessaria ma è comunque meglio chiederla, anche solo verbalmente)
  
• Chiedere l'autorizzazione alla chiusura al transito della piazza o strada adibita a parcheggio
  
• Individuare l'area nella quale si svolgerà l'eventuale concerto o spettacolo
  
• Fare installare il palco (che richiede anche una bozza di progetto per questioni antinfortunistiche) e predisporre l'allacciamento elettrico della potenza sufficiente

L'eventualità di raduno in una piazza sarà affrontata nei successivi capitoli e si ribadisce che questa soluzione comporta un notevole impegno, tuttavia diventa una scelta obbligata quando le dimensioni del raduno diventano notevoli.

Per quanto riguarda il vincolo della prenotazione delle strutture, questo è un problema abbastanza complesso che verrà affrontato in un capitolo a sé.

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