Creazione della locandina, pianificazione dei gadget e realizzazione del materiale informativo del raduno





La locandina

La creazione della locandina non toglie che sul forum si debba aprire il topic con la lista per le preiscrizioni, cosa di fondamentale importanza.

La locandina, solitamente realizzata in formato Pdf, deve essere anche scaricabile dal topic stesso e deve contenere le informazioni essenziali, unite a una piacevole veste grafica:

• Nome del raduno
• Data e luogo
• Sintesi del programma
• Altre eventuali informazioni importanti per la partecipazione

Sia in fondo alla locandina che in fondo al topic deve essere apposta la seguente dicitura di esonero responsabilità:


Lo scopo della locandina è quello di promemoria (prima di partire, ogni utente può stamparsene una copia) e di materiale pubblicitario per invitare "a voce" altre persone, o da affiggere nei locali.

Ricordare che ogni volta che si fa una variazione importante nel topic, occorre aggiornare la locandina.


La mappa della location

Una cosa molto utile da consegnare ad ogni partecipante al momento dell'iscrizione è la mappa del luogo ove si svolge il raduno, indicando soltanto ciò che può essere utile ai partecipanti e cioè:

• La struttura centrale del raduno (banco iscrizioni ecc.)
• Le strutture ove pranzare
• Bar, ristoranti e gelaterie in zona
• I servizi igienici
• I parcheggi che possono essere utilizzati
• I posti tenda o per i sacchi a pelo
• Eventuali alberghi all'interno del perimetro considerato
• I punti di ritrovo per la partenza dei motogiri
• Altri punti che si ritengano importanti

Le mappe dei motogiri

Se lo si desidera, si possono stampare alcune mappe che riportino gli itinerari dei motogiri, qualora qualche partecipante decidesse di partire e affrontarlo da solo o comunque autonomamente con un piccolo gruppo di amici.

Tali mappe non sono comunque indispensabili, in quanto per i motogiri in genere ci si aggrega ai gruppi appositamente organizzati, con tanto di staffette.


I gadget

Altra cosa da pensare con il massimo anticipo possibile è la realizzazione dei gadget; fra questi possiamo annoverare:

• Adesivi commemorativi dell'evento
• Magliette (commemorative o generali)
• Cappellini (commemorativi o generali)
• Toppe, spille, portachiavi...
• Altri gadget, sempre generali o commemorativi

Per i gadget generali (adesivi, magliette, cappellini, portachiavi, bandane ecc.) in genere si fa in modo di averne una buona scorta e poterle quindi portare o consegnare all'organizzatore, quello che avanzerà verrà ovviamente rispedito indietro.

I gadget commemorativi invece devono essere prodotti appositamente per il raduno e con rischio economico di un eventuale invenduto a carico degli organizzatori, mentre i soli adesivi commemorativi in genere vengono prodotti dalla società che gestisce il sito con un contributo da parte della società medesima.

In sostanza, per la produzione dei gadget è opportuno realizzare i loghi in formato vettoriale e prendere contatto con l'amministrazione per decidere come procedere.


Gli striscioni

Può essere utile preparare qualche striscione da affiggere nei luoghi del raduno per rendere l'evento più "professionale". Se non si vogliono investire denari in tal senso, solitamente sono anche disponibili striscioni generici di Motoclub Ting'Avert, è necessario verificarlo contattando lo Staff e accordarsi in tal senso.


La pubblicizzazione dell'evento

Nel caso l'evento debba avere visibilità al di fuori del sito internet, si può organizzare la sua pubblicità con diversi metodi. Si fa presente che per gli eventi Ting'Avert, in genere la pubblicità "offline", o meglio quella "extra-sito" ha risultati molto limitati, pertanto si sconsiglia di insistere in tal senso.

A domanda accolta, con date e luogo fissati, si può dare pubblicità dell'evento segnalandolo su siti internet, riviste di settore e affiggendo stampe delle locandine in negozi di moto e locali della zona.

Una settimana prima circa si possono contattare i giornali locali avendo preparato un breve comunicato stampa che si invierà loro, con una presentazione dell'evento e relativo programma.