Alcune strutture richiedono una prenotazione vincolante, cosa che
può generare difficoltà organizzative: vediamo le
possibili soluzioni al problema.
I raduni
Ting'Avert vengono organizzati da utenti volonterosi che non solo non
percepiscono nulla per tutta l'organizzazione, ma ahimè a
volte è
capitato di dover fare una colletta per recuperare quanto era stato
rimesso per qualche attività andata non secondo le
previsioni.
Si
pensi ad esempio alla prenotazione di un certo numero di posti in un
locale e che poi - a causa del maltempo o di inspiegabili defezioni -
non
si raggiunga il numero stabilito; è successo che i gestori
dei locali
chiedessero di aggiungere alcune quote per coprire gli
ospiti mancanti.
Il problema è accentuato dal fatto che, essendo
tutte le prenotazioni Ting'Avert derivanti da Internet, non
c'è la
possibilità materiale di raccolta preventiva del denaro e
per risolvere
questo problema ci sono alcune soluzioni:
- Fare finta di
nulla e come va va, accettando eventuali rimesse. Tenere comunque
aggiornata la struttura ospitante sul numero dei partecipanti,
chiedendole di poter accettare disdette fino a pochissimi giorni prima.
- Scegliere
strutture che siano disposte ad accollarsi il rischio di eventuali
variazioni nel numero de partecipanti, anche cospicue, magari a fronte
di un prezzo di qualche euro in più. Anche in questo caso,
tenere
informata la struttura sul numero dei partecipanti iscritti alla lista,
per cercare almeno di essere il più precisi possibile nei
dati dei
partecipanti.
- Farsi mandare le caparre dagli utenti per la conferma delle
prenotazioni, ad esempio tramite Paypal o sistemi similari. Questa
modalità è da concordare preventivamente con gli
amministratori del
sito, al solo scopo di verificare chi è che raccoglie i
soldi.
Il vantaggio di questa soluzione
risiede nel rischio economico praticamente nullo, lo svantaggio
è che
le persone sono molto pigre quando è il momento di
inviare caparre, pertanto le adesioni saranno molte meno
rispetto
a quelle che si avrebbero attraverso una formula "libera";
può
funzionare bene per
la prenotazione del pernotto mentre funziona peggio per quanto riguarda
pranzi ecc.
In tutti i casi sopraelencati, è indispensabile - nella
settimana prima
dell'evento -
mandare la mail agli utenti iscritti
alla lista
per chiedere conferma dell'adesione; per
farlo, chiedere aiuto a un amministratore del sito.
Fra
le varie forme di prenotazione, la migliore ovviamente è la
numero 2,
cioè quella nella quale la struttura ospitante sia
disponibile ad
accollarsi il rischio di assenze rispetto ai numeri comunicati. Si
avrà
un maggiore successo della manifestazione e ci saranno meno grattacapi
per gli organizzatori.
