La prima cosa: i criteri per scegliere la data per l'organizzazione di un motoraduno.
La
data e il luogo nei quali organizzare l'evento sono strettamente
collegati, possiamo infatti banalmente pensare che se scegliamo di
appoggiarci a una determinata struttura e questa non fosse disponibile
nella data scelta, dobbiamo cambiare data o struttura. Assumiamo
pertanto di poter fissare una data e basarci su questa per le decisioni
successive.
Supponendo di avere già
contattato lo Staff del
sito ed
aver
avuto accesso al forum organizzativo interno, si deve tenere conto che
la scelta della data è vincolata al
Calendario
Generale
e soprattutto al
Regolamento
per la programmazione di raduni e uscite. Nel predetto forum
organizzativo si pianificano tutti gli eventi più o meno
importanti che si
svolgeranno nel corso dell'anno.
La scelta della data sarebbe pertanto
da operare con largo anticipo, diciamo di almeno di 6 mesi. E'
necessario aprire un nuovo topic nel forum organizzativo interno, al
fine di concordare / comunicare tutte le scelte.
Non che
non sia possibile partire ad organizzare un evento due settimane prima,
cosa già successa e con ottimi risultati, in un caso del
genere
occorrerebbe però adattarsi anche in termini di
visibilità che il
sito può dare all'evento in quanto quasi certamente
potrà avere al
massimo un contesto
regionale o poco più.
Tutto ciò premesso, possiamo distinguere le date in 3
periodi:
- periodo caldo (da giugno a settembre)
- periodo primaverile o autunnale
- periodo freddo
Nel
periodo caldo
c'è la maggiore richiesta ed è ovviamente
concentrata la maggior parte
degli eventi. Le disponibilità per tali date nel Calendario
Generale
sono molto limitate, a meno che non si abbia in mente di organizzare un
evento a livello regionale o poco più nel qual caso si
possono anche
creare sovrapposizioni con eventi regionali che si svolgono in altre
zone;
le sovrapposizioni con eventi nazionali sono invece sempre da evitare.
Un'altra
controindicazione del periodo caldo è dovuta al fatto che la
partecipazione è condizionata in larga misura dalle
condizioni
meteo. Cioè, se uno decide di partecipare ad un incontro
estivo,
generalmente non mette in preventivo che possa piovere; nel caso in cui
i giorni del raduno piova, tante persone potrebbero desistere e la
partecipazione crollare vertiginosamente. Di più, se gli
organizzatori
hanno scelto strutture aperte, queste non saranno idonee in caso di
piogge persistenti.
E' ovvio che nel periodo caldo sarà
possibile, per raduni di due giorni, organizzare la serata all'aperto,
bei giri con le migliori condizioni dell'asfalto,
quindi in caso di tempo bello si avranno le condizioni migliori per
un'ottima riuscita.
Nel
periodo primaverile
o autunnale ci sono meno eventi programmati, pertanto
anche la voglia di partecipazione da parte degli utenti è
maggiore. In
particolare, nel periodo primaverile se si incontra una bella giornata
il successo è assicurato in quanto la voglia di tirare fuori
la moto
dal letargo invernale genera un notevole aumento delle presenze. Se le
condizioni meteo
non sono proprio proibitive (freddo o neve), in
caso di maltempo la partecipazione può subire una flessione
ma i
partecipanti sono più
preparati anche a una situazione di questo tipo.
Nel
periodo freddo
abbiamo esperienza organizzativa diretta per incontri presso strutture
chiuse e con partecipazione generalmente in auto e quindi con poche in
moto; un fenomeno un po' strano sono le "defezioni delle ultime due
settimane", dell'ordine del 30-40% rispetto alle preiscrizioni, che
è
quantomeno da tenere in considerazione e vedere se si tratta di
casualità o di regola.
La durata: uno, due, tre
giorni...?
Questa scelta deve essere operata dagli organizzatori, in base a che
genere di evento intendono preparare.
Nel caso in cui l'evento si svolga su più giorni occorre
anche:
- organizzare la serata o le serate, se più di una
- individuare le strutture che possano offrire il pernotto,
chiedendo loro prezzi ed eventuali disponibilità nel periodo
- verificare che ci sia la possibilità di piantare
le tende e
che nelle vicinanze siano presenti alcune docce
